corner shadow

Liste de contrôle : Jour 1

Il ne reste plus que quelques étapes avant de compléter et clôturer l’acquisition d’une entreprise et, bien que toute votre attention soit dirigée vers la réussite de cette clôture, si ce n’est déjà fait, vous devez commencer à planifier la façon dont la prise de contrôle s’effectuera et comment l’entreprise sera exploitée une fois la prise de contrôle effectuée. Une acquisition réussie ne se termine pas à la clôture, l’entreprise acquise doit être ensuite être intégrée de façon optimale.

Bien que chaque acquisition soit différente, on retrouve plusieurs éléments à considérer dans chacune d’elle. Ces éléments peuvent être classés comme suit :

  • Les éléments à court terme: tout ce qui doit être fait pour être prêt le jour 1 suivant l’acquisition;

  • Les éléments à moyen terme créateurs de valeur : tout ce qui doit être fait pour générer les bénéfices et les synergies attendus de l’acquisition.

Nous avons préparé deux listes de contrôle qui vous permettront de déterminer les éléments qui seront applicables ou non à votre transaction. La liste « Jour 1 » ci-dessous adresse de façon particulière les éléments pratiques à considérer immédiatement après la clôture pour minimiser les dérangements et les problèmes. Les éléments à moyen terme sont quant à eux traités avec la Liste de contrôle – Intégration d’entreprise.

Note: Cliquez sur le titre des rubriques pour en afficher le contenu ou cliquez ici pour afficher toutes les rubriques

  • Réviser les systèmes comptables / faire les changements appropriés ou les remplacer
  • Revoir les contrôles internes et implanter les changements requis si nécessaire
  • S'assurer que le personnel comptable est suffisant (considérer du personnel temporaire pour l'intégration)
  • Revoir et modifier les politiques comptables si nécessaire
  • Vérifier tous les soldes d'ouverture du Grand livre et faire les ajustements si nécessaire
  • Déterminer les exigences de divulgation financière
  • Intégrer les systèmes comptables avec ceux de la société mère
  • Effctuer tous les changements de raison sociale requis sur la documentation interne et externe
  • Informer le personnel comptable de tout changement aux politiques comptables et à la divulgation
  • S'assurer que les changements requis ont été effectués et fournissent les résultats attendus
  • Effectuer les changements aux comptes bancaires ( changement de nom, d'adresse, de personnne-ressource, de signataires autorisés, de limites autorisées, ouverture de nouveaux comptes si nécessaire)
  • Rencontrer les représentants bancaires pour les informer de la transaction et des plans futurs
  • Intégrer les opérations bancaires avec celles de la société mère si nécessaire
  • S'assurer que les changements requis ont été faits sur tous les formulaires bancaires (chèques et autres) si nécessaire
  • Marge de crédit - effectuer les changements ou mettre en place le cas échéant
  • Les clients et autres relations d'affaires doivent être informés des changements de bénéficiaire ou d'autres informations bancaires s'il y a lieu
  • Identifier les employés qui ont des cartes bancaires ou de crédit corporatives et faire les changements requis
  • Vérifier le nom légal
  • Vérifier les documents de constitution
  • Valider les numéros de TPS et TVQ
  • Vérifier les différents permis d'opération en place et faire les changements appropriés
  • Revoir tous les formulaires imprimés
  • Identifier les clients et fournisseurs clés qui doivent être rencontrés avant ou immédiatement après la clôture
  • Réviser les conventions avec clients et distributeurs pour identifier les changements légaux requis ou les nouvelles conventions à préparer
  • Informer tous les clients et fournisseurs de la société acquise et de la société mère de la transaction effectuée et fournir les instructions pour tout changement de paiement ou de facturation
  • Prendre les mesures appropriées pour assurer la continuité des relations avec clients et fournisseurs
  • S'assurer que toutes les factures, bons de commande et autres documents semblables tiennent compte des changements requis suite à la transaction
  • Communiquer avec le propriétaire (si nécessaire)
  • Vérifier les baux et noter les options et les termes de renouvellement, les prolongements à faire et les fins de bail
  • Pour tous les biens loués - préparer une liste d'information détaillée (terme, montant initial, loyers et leurs fréquences, solde, parties au contrat ainsi que les informations de communication) / s'assurer que le transfert de locataire soit effectué si nécessaire
  • Aviser les fournisseurs de services publics
  • S'assurer que les différents permis environnementaux ont été transférés
  • Sécurité des installations - s'assurer que les changements ont été effectués (autorisation, mots de passe, clefs, etc)
  • Établir la nouvelle structure organisationnelle
  • Communiquer avec tous les employés (société acquise et acquéreure) pour les informer des plans futurs, les échéanciers et réduire les inquiétudes
  • Revue du personnel - doit être fait avant la clôture ou immédiatement après et les changements à faire (licensiement, réaffectation, etc) doivent être faits rapidement pour limiter les dérangements
  • Mettre en place tout changement de politiques, de codes de conduite, conditions d'emploi ou autres conventions de cette nature
  • S'assurer que les régistres du personnel sont complets et exacts
  • Bénéfices aux employés - déterminer avec les fournisseurs les termes de transfert des programmes
  • Confirmer la continuité des couvertures d'assurance groupe ( médical, dentaire, médicaments, vie, invalidité de courte et de longue durée)
  • Paie de vacances - vérifier que les montants dûs sont bien comptabilisés
  • Vérifier les autres programmes tel que pension et REER collectif
  • Automobiles et autres biens loués - Établir un plan de transition s'il y a un changement aux politiques
  • Vérifier tous les numéros de compte de DAS et les soldes courants
  • S'assurer que les systèmes de paie peuvent produire les paies sans interruption (et que le système comptabilise corrctement les données de la paie pour tous les employés)
  • Offrir les formations appropriées aux employés si nécessaire
  • Revoir et mettre à jour le manuel de l'employé si nécessaire
  • Site internet - Révision pour réfléter la transaction (de concert avec plan de communication)
  • S'assurer que les systèmes informatiques fonctionnent correctement ainsi que les changements effectués suite à la transaction
  • Identifier le matériel loué et effectuer les transferts appropriés
  • S'assurer du transfert des licenses informatiques
  • Vérifier les couvertures en place à la clôture
  • Vérifier les couvertures pour le matériel roulant
  • Vérifier les couvertures d'assurance-responsabilité pour les officiers et administrateurs
  • Vérifier les couvertures pour les équipements de fabrication
  • Tout risque
  • Vérifier la couverture pour l'Interruption des affaires
  • Vie (personnel clé)
  • Assurance parapluie
  • Assurance responsabilité pour les produits fabriqués et vendus
  • Assurance exportation
  • Transfert des marques et des raisons sociales
  • Devrait-on envisager des enregistrements à l'étranger, notamment aux États-Unis
  • Plan de communication interne - drection et employés
  • Plan de communication externe - clients, partenaires, fournisseurs et public
  • Matériel imprimé - formulaires, lettre à entête, cartes d'affaires , etc.
  • Enseignes - Bâtisse et véhicules
  • Plan de communication internet du site internet
  • Vérifier le nom légal et l'enregistrement
  • Choisir les officiers et administrateurs après-clôture
  • Préparer les documents d'organisation (incluant les règlements généraux) et les résolutions du conseil si nécessaire
  • Faire un suivi des engagements légaux
  • Effectuer l'intégration des adresses courriels et du serveur informatique
  • Transférer les lignes téléphoniques
  • Transférer les cellulaires
  • Ouvrir les comptes de DAS, TPS, TVQ, TVH et impôt sur le revenu si nécessaire
  • Mettre à jour les données pour l'imposition foncière
  • Valider le traitement fiscal de l'acquisition
  • Obtenir les cautions nécessaires pour les douanes